仕事力の磨き方

２つ以上のことを同時に処理しない

複数の仕事を同時進行で行うマルチタスクでは、タスクの処理が非効率です。ながらダイエットなど、複数のことを同時にするというのは能率的なような気がするのですが、１つのタスクに集中してとりかかったほうが早く処理が終わります。なぜ、非効率になるかというと、人は、複数のことを同時に考えることができないからです。具体的には、今週の献立を思い出しながら、来週の献立を考えてみましょう。同時にはできませんよね

マルチタスクにより、それぞれのタスクの処理時間が長くなります。また、気が散ることによるミスなどで余計な時間をとられることになります。あれもこれもやらなくては、と焦る気持ちはわかりますが、なるべく一つの仕事に専念する、シングルタスクの環境を整えるようにしましょう

効率のよいタスク処理

具体的には、以下の３つの方法を実践してみましょう

まずは、やらなければならない仕事や気になる仕事は、すべてタスクリスト書き込んで、忘れましょう。これによって、雑事から頭が解放されて、１つのタスクに専念できます

次に、机の整理です。不必要なものはすべて片づけましょう。視界にはいるだけで、それに関連する仕事が想起されて、シングルタスクの妨げになります。たとえば、書類が入ったクリアファイルは、書類が見えないようにフォルダにしまいます。手帳は、視界に入るだけでスケジュールが想起されるので最も危険です。ボールペン、付箋、定規またステープラーなどの文房具でさえも集中力の妨げになります。後で綴じなきゃなんてことを思い出したらおしまいです

最後に、タスクをこなしている間は、電話やメールを受け付けないようにしましょう。電話は、電話線を抜けばいいのですが、難しいのはメールです。気になるからとメールチェックをすることもマルチタスクにあたります。「メールを受信しました」という通知をオフにして、メールチェックは決められた時間に行うことを心がけましょう

僕の仕事の方法

僕は、移動中は読書や一日のスケジュールチェック、メールは時間を決めて９時から１３時から１６時から１９時からの１日４回腰を落ち着けて１件ずつ対応します。メールは１度開いたら、返信するか既読ボックスに整理するかして、そのメールを読み直すことは二度とありません。これもまた、シングルタスクの実践です。詳しいメールのさばき方は、今度、別ページで紹介しますね

他にも、僕は次の会議の時間が気になって仕方がないので、スマホのタイマーをセットして、時計をちら見することすら不必要となるようにしています。他にもシングルタスクを行うための環境づくりのためにできる工夫はたくさんあるはずです。創意工夫をしてみてください

職場には、シングルタスクを妨害するものごとがあまりにも多いです。これらを一つでも多く振り払い、１つの仕事に専念できる環境を整えることに注力しましょう

おすすめの道具

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